İşletme projesinin yapılması

Madde 37 – (Değişik 13/04/1983-2814/12 md.) Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. Bu projede özellikle:

 a-Ana gayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları.
 b-Tüm giderlerden her kat malikine, bu kanunun 20.maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar.
 c-Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20.maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı gösterilir.

Bu proje,kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında karar verilir;gerekirse yeni proje hazırlanır.

Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları,icra ve iflas kanununun 68.maddesinin 1.fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

ONAYLANMAMIŞ İŞLETME PROJESİ

Ana gayrimenkulün işletme projesinin yönetici tarafından, kat maliklerinden birine veya bir kısmına tebliğ edilmeden yürürlüğe konulması halinde İşletme projesi geçersiz olur;

İŞLETME PROJESİ YAPARKEN DİKKAT EDİLECEKLER HUSUSLAR:

 1.Bir sene önceki reel giderleri mümkün mertebe detaylandırarak inceleyin.
 2.Özellikle yakıt giderlerini TL üzerinden değil sarf edilen (ton kömür-metreküp doğalgaz-litre mazot olarak) değerlendirip enflasyonu dikkate alarak birim fiyatları ile çarparak projeye yansıtın.
 3.Apartman sakinlerinden tekrar tekrar para istememek için umulmadık giderler için % 15 gibi bir değerde ek para koyun.
 4.Personel zamlarını proje zamanından önce yıllık olarak belirleyin. Emekli olacaklar için kıdem tazminat-larını dikkate alın.
 5.Apartman sakinlerinin çoğunluğunun itiraz edeceği Lux Projelerden kaçının.
 6.Yıllık işletme projesinin dışında Apartmanınıza 10 yıllık bir bakım ve onarım MASTER-PLANI yapın (dış cephenizi yenileteceğiniz, çatınızı aktaracağınız, gibi) büyük ve masraflı kalemleri önceliklerini belirleyerek yıllara yayınız. Dolayısı ile bakım fonları kurarak insanları zorlamadan para toplayabilirsiniz.
 7.Batılı ülkeler daire değerinin % 1,5 -2’ye kadar bir kısmını bakım ve onarıma ayırmaktadır. Arabalarımızın bakımları ise yıllık ortalama % 6 dolayındadır. Binanızın değerinin %1 ini en az bakım ve onarıma ayırınız.
 8.Zamanında yapılan küçük bakım ve onarımların büyük masrafları önleyeceğini unutmayınız.
 9.Lüx ve değişiklik niteliğindeki proje kalemlerini çoğunluk sağlasanız dahi tek bir dairenin itirazı halinde dahi yapamayacağınızı göz ardı etmeyiniz.
 10.Projeyi taahhütlü mektup veya imza karşılığında vermeniz gerekmektedir. Şayet bir dairenin birden fazla sahibi varsa her birine ulaştırmanız gerekir.
 11. Kat malikleri kurulunca tespit edilen işletme projesine itiraz hukuken kabul değildir.
 12- Genel gider aylık avans paylarının ilgilisinden alınabilmesi için işletme projesinin kesinleşmiş olması şarttır.
 13- Yönetici tarafından yapılan işletme projesi tebliğ üzerine itiraz olmamışsa kesinleşir.

Defter Tutulması

Yöneticinin ana yapının korunması ile ilgili önlemleri alabilmesi için, öncelikle kat malikleri kurulunun bu konuda bir karar vermesi veya belirli bir ölçüde harcama yetkisini yöneticiye tanıması gerekir.

Her ne kadar kat mülkiyeti kanunu karar defterinin noter tasdikli olmasını zorunlu tutsada.

 a.Karar defterinin
 b.İşletme defterinin
 c.Denetçi raporlarının yazıldığı defterin noterlikçe tasdiki tavsiye olunur.

Aksi hallerde bazı hukuki sorunlarda zorluk yaşanabilir. Keza işletme defterine müstenit teşkil eden fatura makbuz gibi belgelerin muntazaman saklanması gerekir.

Tasdik Zamanı Şayet eski defterinize devam edecekseniz (ara tasdik)ocak ayı içinde. Yeni defter tasdik edilecekse aralık ayı içinde.

Defter tutulması ve belgelerin saklanması

(KMK) Madde 36 – Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri,yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri 32.maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerinin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33.maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.

Yıllık Periodik Yapılacak İşler

Apartman ve sitelerin işletme projelerinde o sene yapılması gereken büyük projeler olabilir (su arıtma- otopark tanzimi-doğal gaza geçme- gibi) ancak Bu projelerin dışında her yıl yapılması tavsiye olunan rutin işler ektedir.

**Para toplanması –Ödemelin yapılması-hesapların takibi-makbuzların yazılması.-ödemeyenlerin icra takibi gibi konular zaten yöneticinin doğal görevlerinden olduğu için aşağıda yazılmamıştır.

Ocak
 1.Aksine karar yoksa genel kurul yapılır ve yönetici seçilir
 2.Yıllık işletme projesi yapılır.
 3.Denetçiler seçilir
 4.Defterler notere tasdik edilir(ara tasdik)
 5.Banka hesabına yeni yöneticinin imza sirküleri verilir
 6.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 7.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 8.Doğalgaz faturaları ödenir –fuel oil alınır
 9.Ortak elektrik ödenir
 10.Ortak su ödenir
 11.Sokak kapıya yönetici ad soyad ve telefonları asılır
 12.Dört aylık bordro SSK ya verilir

Şubat
 1.Ortak yerlerin sigortalanması
 2.Yangın tüpleri bakımı
 3.Bahçede budama yapılması
 4.Görevlilerin sözleşmelerinin incelenmesi ve yenilenmesi
 5.Kış aylarındaki bina sorunlarının tesbiti
 6.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 7.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 8.Doğalgaz faturaları ödenir –fuel oil kontrol
 9.Ortak elektrik ödenir
 10.Ortak su ödenir

Mart
 1.Kapıcı yasal izninin ve yerine bakacağın belirlenmesi
 2.Asansörcü bakım sözleşmesi yapılması
 3.kazan ve yakıt sistemi ara bakımı
 4.Deprem hazırlığı konusunda çalışma
 5.Alarm-güvenlik-kapı zili-diafon sistemleri bakımı
 6.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 7.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 8.Doğalgaz faturaları ödenir
 9.Ortak elektrik ödenir
 10.Ortak su ödenir

Nisan
 1.Bahçe tanzimi işleri bu ayda yapılır
 2.Su depolarının havuzların temizlik ve bakımı
 3.ilk 3 aylık faaliyet raporu hazırlanıp dağıtılır
 4.Sığınak ve çatı arası bahar temizliği yapılır
 5.Yazın yapılacak işler için teklif toplanır
 6.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 7.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 8.Doğalgaz faturaları ödenir –fuel kontrol
 9.Ortak elektrik ödenir
 10.Ortak su ödenir

Mayıs
 1.Çöp ve Emlak vergileri 1.taksitlerinin ödenmesi
 2.Bahar temizliği –ufak boya bakım işleri
 3.Çöp yeri ve bidonları kontrol bakımı
 4.Denetçilerin ilk üç aylık denetleme raporu hazırlanır
 5.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 6.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 7.Doğalgaz faturaları ödenir
 8.Ortak elektrik ödenir
 9.Ortak su ödenir
 10.Dört aylık bordro SSK ya verilir

Haziran
 1.Doğa uyanmıştır böcek ilaçlaması yapılır
 2.Mahallin kolluk kuvvetlerine apartman listesi verilir
 3.Yaz aylarında kat maliklerine ulaşma ve ödeme planı yapılır
 4.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 5.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 6.Doğalgaz faturaları ödenir
 7.Ortak elektrik ödenir
 8.Ortak su ödenir

Temmuz
 1.Bina ve bahçedeki inşaat işleri yapılır
 2.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 3.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 4.Doğalgaz faturaları ödenir
 5.Ortak elektrik ödenir
 6.Ortak su ödenir
 7.İkinci 3 aylık faaliyet raporu hazırlanır

Ağustos
 1.Yangın tüpleri ikinci bakım
 2.Baca temizliklerinin yapılması
 3.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 4.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 5.Doğalgaz faturaları ödenir
 6.Ortak elektrik ödenir
 7.Ortak su ödenir

Eylül
 1.Çatı derelerinin süprülmesi ve çatı bakımı
 2.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 3.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 4.Doğalgaz faturaları ödenir
 5.Ortak elektrik ödenir
 6.Ortak su ödenir
 7.Kış hazırlığı ve temizlik yapılır

Ekim
 1.Üçüncü üç aylık faaliyet raporu tanzimi
 2.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 3.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 4.Doğalgaz faturaları ödenir –fuel oil alınır
 5.Ortak elektrik ödenir
 6.Ortak su ödenir

Kasım
 1.Emlak ve çöp vergileri 2. taksidi ödenir
 2.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 3.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 4.Doğalgaz faturaları ödenir
 5.Ortak elektrik ödenir
 6.Ortak su ödenir

Aralık
 1.Gelecek senenin (ara tasdik olmayanlar)defterleri notere tasdik ettirilir.
 2.yıl sonu hesapları kapatılır
 3.gelecek sene bütçesi yapılır
 4.yıllık faaliyet raporu hazırlanır
 5.Kat malik ve sakinleri genel kurula yasal olarak davet edilir
 6.Hizmetlilerin maaşı ödenir
 7.SSK bildirgeleri tanzim edilip ödenir
 8.Doğalgaz faturaları ödenir. Fuel-Oil kontrol
 9.Ortak elektrik ödenir
 10.Ortak su ödenir